Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğü ve ona bağlı alt koordinatörlüklerin Yönergesinin Güncellenmesi: Koordinatörlüğün gelişen uluslararasılaşma faaliyetleri, yeni hareketlilik ve proje türleri ile değişen iş süreçlerinin mevcut mevzuata ve güncel uygulamalara daha kapsamlı biçimde yansıtılması ihtiyacı.

Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğü Yönergesinin görev, yetki, sorumluluk, organizasyon yapısı ve çalışma esasları bakımından yeniden değerlendirilmesi; güncel ihtiyaçlara ve mevzuata uygun şekilde revize edilmesi; alt koordinatörlükler arasındaki görev dağılımının açık ve sürdürülebilir hale getirilmesi.

2022-2023

Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğü Yönergesi yeniden tasarlanarak birimin güncel faaliyet alanlarını kapsayacak biçimde yapılandırılmıştır. Böylelikle uluslararasılaşma faaliyetlerinin mevzuata dayalı, görev ve sorumlulukları açık şekilde tanımlanmış ve kurumsal sürekliliği destekleyen bir yapı içerisinde yürütülmesi sağlanmıştır. Yönergenin uygulama sonuçları düzenli olarak izlenecek ve ihtiyaç halinde güncellenecektir.

Birim Yönetim Modeli ve Organizasyon Yapısının Yeniden Yapılandırılması: Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğünün artan faaliyet alanları, uluslararası proje çeşitliliği, öğrenci ve personel hareketlilikleri ile uluslararası iş birlikleri doğrultusunda mevcut yönetim ve organizasyon yapısının güncel ihtiyaçlara cevap verecek biçimde yeniden yapılandırılması ihtiyacı.

Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğünün yönetim modeli, görev ve sorumluluk alanları bütüncül olarak değerlendirilerek organizasyon yapısının yeniden tasarlanması; alt koordinatörlükler, akademik birim koordinatörleri ve idari personel arasındaki görev, yetki ve sorumlulukların açık biçimde tanımlanması; karar alma, uygulama, izleme ve raporlama mekanizmalarının sistematik hale getirilmesi.

2022-2023/sürekli

Birim organizasyon yapısı yeniden ele alınmış, yönetim ve koordinasyon mekanizması daha açık ve izlenebilir hale getirilmiştir. Görev ve sorumluluk alanlarının belirginleştirilmesiyle süreçlerin kişilere bağlı yürütülmesi yerine kurumsal bir sistem içerisinde sürdürülmesine yönelik yapı güçlendirilmiştir. Organizasyon şeması, görev tanımları ve ilgili kurumsal dokümanlar iyileştirme kanıtı olarak izlenmektedir.

Birim Görev Tanımlarının ve Görev-Sorumluluk Dağılımının Güncellenmesi: Yeniden yapılanma kapsamında personelin görev, yetki ve sorumluluklarının açık, izlenebilir ve kurumsal sürekliliği destekleyecek biçimde tanımlanması ihtiyacı.

Koordinatörlük ve alt koordinatörlüklerde yürütülen temel süreçlerin sorumlularının belirlenmesi; görev tanımlarının güncellenmesi; görev çakışması ve belirsizliklerin azaltılması; görev-sorumluluk dağılımının organizasyon şeması, yönerge ve iş akışlarıyla uyumlu hale getirilmesi.

2022-2023 / İhtiyaç halinde güncelleme

Yeniden yapılanma sürecinde görev ve sorumluluk alanları gözden geçirilerek kurumsal işleyişle ilişkilendirilmiştir. Görev tanımları, organizasyon yapısı ve süreç sorumluluklarının birlikte ele alınmasıyla kişiye bağlı uygulamaların azaltılması ve kurumsal sürekliliğin güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

Birim Misyon, Vizyon ve Uluslararasılaşma Yaklaşımının Güncellenmesi: Yeniden yapılanan birimin amaç ve önceliklerinin üniversitenin stratejik hedefleri ve uluslararasılaşma politikasıyla açık biçimde ilişkilendirilmesi ihtiyacı.

Birim misyon ve vizyonunun güncel faaliyet alanları doğrultusunda gözden geçirilmesi; uluslararasılaşma hedefleriyle ilişkisinin kurulması; temel önceliklerin personel ve akademik birim koordinatörleriyle paylaşılması ve faaliyet planlamasında referans olarak kullanılması.

2022-2023 / Periyodik gözden geçirme

Birim faaliyetlerinin ortak bir kurumsal yönelim çerçevesinde yürütülmesine yönelik yaklaşım güçlendirilmiştir. Misyon, vizyon ve uluslararasılaşma önceliklerinin faaliyet, proje, hareketlilik ve iş birliği hedefleriyle ilişkilendirilmesi sürekli iyileştirme yaklaşımının bir parçası olarak ele alınmıştır.

Erasmus Uygulama Esasları/Yönergesinin Yeniden Düzenlenmesi: Erasmus+ programı kapsamında öğrenci ve personel hareketliliklerinde başvuru, değerlendirme, seçim, hibelendirme, yedek aday, feragat, itiraz ve hareketlilik sonrası süreçlerin daha açık, şeffaf ve standart hale getirilmesi ihtiyacı.

Erasmus hareketlilik süreçlerinin bütün aşamalarını kapsayacak şekilde ilgili yönerge/uygulama esaslarının yeniden düzenlenmesi; güncel Erasmus+ Program Rehberi, Ulusal Ajans uygulamaları ve üniversitenin kurumsal ihtiyaçlarının mevzuata yansıtılması.

2023 Mevzuat değişikliklerinde güncelleme

Erasmus süreçlerinin başvurudan hareketlilik sonrasındaki tanınma ve raporlama aşamasına kadar kuralları açık şekilde tanımlanmış; süreçlerin standartlaştırılması ve uygulamada oluşabilecek farklılıkların azaltılması sağlanmıştır. İlgili mevzuat, ilanlar ve uygulama dokümanları süreç bazında izlenmektedir.

İş Akış Şemalarının Yeniden Tasarlanması.: Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğünün artan ve çeşitlenen faaliyetlerinde süreç adımlarının, sorumluların ve karar noktalarının açık biçimde tanımlanması ihtiyacı.:

Öğrenci ve personel hareketliliği, uluslararası anlaşmalar, proje başvuruları, gelen-giden öğrenci/personel işlemleri ve diğer temel faaliyetlere ilişkin iş akışlarının yeniden analiz edilmesi ve standart iş akış şemalarının hazırlanması.

2025-2026 / İhtiyaç halinde güncelleme

Birim faaliyetlerine ilişkin iş akışları yeniden tasarlanarak süreç adımları, sorumlular ve karar noktaları görünür hale getirilmiştir. İş akışlarının uygulamadaki etkinliği izlenmekte; mevzuat veya uygulama değişikliklerinde dokümanların güncellenmesi kurumsal bir uygulama olarak benimsenmektedir.

Erasmus Öğrenci Seçim Süreçlerinin Standardizasyonu: Öğrenci hareketliliği seçim süreçlerinde şeffaflığın, eşitliğin, izlenebilirliğin ve uygulama birliğinin daha da güçlendirilmesi.

Öğrenim ve staj hareketliliklerinde başvuru koşulları, değerlendirme ölçütleri, puanlama yöntemi, kontenjan dağılımı, asil-yedek belirleme, itiraz ve feragat süreçlerinin önceden ilan edilen standartlar çerçevesinde yürütülmesi; seçim sonuçlarının kayıt altına alınması ve ilan edilmesi.

Her ilan döneminde / Sürekli

Başvuru ve seçim süreçleri standartlaştırılarak değerlendirme kriterlerinin adaylar tarafından başvuru öncesinde bilinebildiği, sonuçların izlenebildiği ve süreçlerin kanıtlarla doğrulanabildiği bir yapı oluşturulmuştur. İlan metinleri, başvuru kayıtları, değerlendirme tabloları, komisyon kararları ve sonuç ilanları süreç kanıtı olarak muhafaza edilmektedir.

Erasmus Başvuru Kriterlerinin Gözden Geçirilmesi: Hareketlilik başvurularında kullanılan kriterlerin program kuralları, kurumsal hedefler, eşitlik ve kapsayıcılık ilkeleri doğrultusunda düzenli olarak değerlendirilmesi ihtiyacı.

Başvuru kriterlerinin her çağrı dönemi öncesinde ilgili program rehberi ve Ulusal Ajans kuralları doğrultusunda kontrol edilmesi; gerekli güncellemelerin ilan metinlerine ve uygulama dokümanlarına yansıtılması.

Her çağrı dönemi öncesi

Başvuru kriterlerinin dönemsel olarak kontrol edildiği bir mekanizma oluşturulmuş ve ilanların güncel kurallarla uyumu güvence altına alınmıştır. Böylece adayların güncel, açık ve eşit şekilde uygulanabilir kriterler üzerinden değerlendirilmesi sağlanmıştır. (Güncel Erasmus El kitabi kurallarına uygun )

Personel Hareketliliği Seçim ve Başvuru Süreçlerinin Geliştirilmesi: Akademik ve idari personelin Erasmus+ ders verme ve eğitim alma hareketliliklerinden daha etkin yararlanmasının ve birimler arası katılım çeşitliliğinin artırılması ihtiyacı.

Personel hareketliliklerinin duyurularının yaygınlaştırılması; başvuru ve değerlendirme kriterlerinin açık hale getirilmesi; daha önce hareketlilikten yararlanmayan birim ve personelin katılımının teşvik edilmesi; idari personelin uluslararası hareketlilik olanakları konusunda ayrıca bilgilendirilmesi.

Her ilan döneminde / Yıl boyunca

Akademik personelin yanında idari personelin de uluslararası hareketliliklere erişimini artırmaya yönelik sistematik bilgilendirme ve yönlendirme mekanizması oluşturulmuştur. Hareketliliklerin birimler ve personel grupları bazında dağılımı izlenerek kapsayıcılığın artırılmasına yönelik sonraki dönem planlamalarına veri sağlanmaktadır.

Akademik Birim Erasmus/Dış İlişkiler Koordinatörleri Sisteminin Güçlendirilmesi: Merkezi koordinatörlük ile fakülte, yüksekokul, enstitü ve bölümler arasındaki iletişim ve koordinasyonun sistematik hale getirilmesi ihtiyacı.

Akademik birim koordinatörlerinin görevlerinin belirginleştirilmesi; koordinatör bilgilerinin güncel tutulması; düzenli toplantı ve bilgilendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi; yeni görevlendirilen koordinatörler için oryantasyon ve bilgilendirme mekanizması oluşturulması.

Yıl boyunca

Akademik birim koordinatörleri ile merkezi koordinatörlük arasındaki iletişim mekanizması güçlendirilmiş; anlaşma geliştirme, öğrenci/personel bilgilendirme ve hareketlilik süreçlerinde akademik birimlerin daha aktif rol üstlenmesi sağlanmıştır. Koordinatör listeleri, toplantı tutanakları ve gerçekleştirilen bilgilendirme faaliyetleri izleme kanıtı olarak kullanılmaktadır.

Yeni Görevlendirilen Personel ve Akademik Birim Koordinatörleri İçin Oryantasyon Sisteminin Geliştirilmesi: Görev değişikliklerinde bilgi kaybının azaltılması ve uygulama birliğinin korunması ihtiyacı.

Yeni görevlendirilen birim personeli ve akademik birim Erasmus/Dış İlişkiler koordinatörlerine görevler, Erasmus+ kuralları, anlaşma süreçleri, başvuru-seçim uygulamaları, belge yönetimi ve iletişim kanalları hakkında standart bilgilendirme yapılması; gerekli rehber ve dokümanların paylaşılması.

2023-2026 / Her yeni görevlendirmede

Yeni görevlendirmelerde süreç bilgisinin sistematik aktarılmasına yönelik oryantasyon yaklaşımı geliştirilmiştir. Böylece görev değişikliklerinden kaynaklanabilecek uygulama farklılıklarının ve bilgi kaybının azaltılması, akademik birimlerle koordinasyonun sürekliliğinin korunması hedeflenmiştir.

Yıllık İş Takvimi ve Süreç Planlama Sisteminin Oluşturulması: Erasmus+ ilanları, proje çağrıları, anlaşma yenilemeleri, raporlamalar, tanıtım ve bilgilendirme faaliyetlerinin öngörülebilir ve koordineli biçimde yürütülmesi ihtiyacı.

Alt koordinatörlüklerin temel faaliyetlerini kapsayan yıllık iş takviminin hazırlanması; çağrı, ilan, seçim, sözleşme, raporlama, anlaşma yenileme ve tanıtım dönemlerinin takvimlendirilmesi; gerçekleşmelerin izlenerek sonraki yılın takvimine yansıtılması.

2023-2024 / Her yıl güncelleme

Faaliyetlerin dönemsel yoğunlukları ve kritik işlem tarihleri dikkate alınarak yıllık planlama yaklaşımı oluşturulmuştur. Gerçekleşmelerin izlenmesi ve sonraki dönem takvimlerinin önceki uygulama sonuçlarına göre güncellenmesiyle süreç yönetiminin öngörülebilirliği güçlendirilmiştir.

İdari Personelin Karar Alma ve Süreç İyileştirme Mekanizmalarına Katılımının Güçlendirilmesi: Süreçleri doğrudan yürüten personelin deneyim ve önerilerinin iyileştirme kararlarına sistematik olarak yansıtılması ihtiyacı.

Birim içi değerlendirme toplantılarının düzenli hale getirilmesi; uygulamada karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerilerinin personelden alınması; alınan kararların kayıt altına alınması ve uygun önerilerin süreç, iş akışı ve uygulama dokümanlarına yansıtılması.

2023-2026 / Sürekli

Birim personelinin uygulama deneyiminin karar ve iyileştirme süreçlerine aktarılmasını sağlayan katılımcı yönetişim yaklaşımı güçlendirilmiştir. Toplantı ve değerlendirme sonuçlarının süreç geliştirmede kullanılması, iyileştirmelerin sahadaki ihtiyaçlarla ilişkilendirilmesini desteklemektedir.

Başvuru ve Hareketlilik Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi: Artan başvuru, anlaşma ve hareketlilik sayısı nedeniyle süreçlerin daha hızlı, güvenilir, izlenebilir ve sürdürülebilir biçimde yönetilmesi ihtiyacı.

Başvuru, değerlendirme, anlaşma, belge kontrolü, hareketlilik takibi ve arşivleme süreçlerinde dijital sistemlerin etkin kullanılması; verilerin düzenli olarak kayıt altına alınması ve gerektiğinde raporlanabilir hale getirilmesi.

2025-2026 / Sürekli

Hareketlilik ve anlaşma süreçlerinde dijital kayıt ve takip mekanizması güçlendirilmiştir. Böylece süreçlerin izlenebilirliği, kurumsal hafızanın korunması, veriye erişim ve raporlama kapasitesi artırılmıştır. Sistem üzerinde tutulan kayıtlar aynı zamanda kalite güvence süreçleri için kanıt niteliği taşımaktadır.

Uluslararasılaşma Süreçlerinde Web Sayfası ve Bilgilendirme Sisteminin Geliştirilmesi: Öğrenci, personel ve uluslararası ortakların güncel bilgiye hızlı ve şeffaf biçimde ulaşabilmesinin sağlanması.

Türkçe ve İngilizce web sayfalarının içerik ve yapı bakımından güncellenmesi; başvuru takvimleri, ilanlar, sonuçlar, anlaşmalar, mevzuat, formlar ve rehberlerin erişilebilir biçimde yayımlanması.

Yıl boyunca

Uluslararasılaşma süreçlerine ilişkin bilgi ve belgelerin merkezi ve güncel şekilde erişilebilir olması sağlanmıştır. Web sayfası içerikleri düzenli kontrol edilmekte; değişen mevzuat, ilan ve uygulamalar doğrultusunda güncellenmektedir.

Erasmus ve Uluslararası Anlaşmaların Sayısının ve Niteliğinin Artırılması: Anlaşması bulunmayan veya sınırlı sayıda anlaşmaya sahip akademik birimlerin uluslararası hareketlilik olanaklarının geliştirilmesi ve mevcut anlaşma ağının nitelik bakımından güçlendirilmesi.

Akademik birimlerin ihtiyaçlarının belirlenmesi; bölüm koordinatörleri ve akademik personelin uluslararası bağlantılarından yararlanılması; potansiyel ortak üniversitelerle iletişim kurulması; yeni Erasmus+ kurumlararası anlaşmalar ve ikili iş birliği protokollerinin oluşturulması. Yeni ortak seçiminde kurumların tanınırlığı, akademik uyumu, aktif öğrenci/personel değişimi potansiyeli ve sürdürülebilir iş birliği kapasitesinin dikkate alınması.

Yıl boyunca

Uluslararası anlaşma ağı genişletilmiş ve anlaşma geliştirme süreci yalnızca sayısal artış değil, hareketlilik üretme kapasitesi bakımından da ele alınmaya başlanmıştır. Anlaşma sayıları ülke, üniversite, akademik birim ve bölüm bazında takip edilerek anlaşması bulunmayan veya sınırlı olan alanlara yönelik yeni ortaklık çalışmaları önceliklendirilmektedir.

Uluslararası Ortak Seçiminde Kurumsal Uygunluk ve Kalite Kriterlerinin Sistematikleştirilmesi: Yeni anlaşmaların yalnızca sayısal artış amacıyla değil, akademik uyum ve sürdürülebilir hareketlilik üretme kapasitesi dikkate alınarak geliştirilmesi ihtiyacı.

Potansiyel ortakların tanınırlığı, akademik alan uyumu, bölüm ihtiyacı, aktif öğrenci/personel değişimi potansiyeli, coğrafi çeşitlilik ve sürdürülebilir iş birliği kapasitesi açısından değerlendirilmesi; uygun ortaklara öncelik verilmesi.

2024-2026 / Her yeni anlaşma sürecinde

Yeni ortaklık geliştirme yaklaşımı nitelik boyutuyla güçlendirilmiştir. Ortakların kurumsal ve akademik uygunluğunun değerlendirilmesiyle işlevsiz anlaşma riskinin azaltılması ve aktif hareketlilik/proje üretebilen sürdürülebilir ortaklıkların artırılması hedeflenmiştir.

Mevcut Uluslararası Anlaşmaların Etkinliğinin İzlenmesi: Mevcut Uluslararası Anlaşmaların Etkinliğinin İzlenmesi

Mevcut anlaşmaların geçerlilik sürelerinin, öğrenci ve personel hareketliliği üretme durumlarının ve akademik birimlerce kullanım oranlarının periyodik olarak takip edilmesi; süresi dolacak anlaşmalar için yenileme sürecinin önceden başlatılması; işlevselliği düşük anlaşmaların değerlendirilmesi.

Yıl boyunca / Yıl sonu değerlendirmesi

Anlaşmaların geçerlilik ve kullanım durumlarının takip edildiği sistematik bir izleme yaklaşımı geliştirilmiştir. Böylelikle yalnızca anlaşma sayısının artırılması değil, aktif ve sürdürülebilir uluslararası ortaklıkların oluşturulması hedeflenmiştir. Anlaşma listeleri, yenileme yazışmaları ve hareketlilik verileri izleme kanıtı olarak kullanılmaktadır.

Giden Öğrenci Hareketlilik Sayılarının Artırılması: Üniversitenin uluslararasılaşma hedefleri doğrultusunda öğrenim ve staj hareketliliklerinden yararlanan öğrenci sayısının ve akademik birim çeşitliliğinin artırılması.

Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliklerinin tanıtımının artırılması; fakülte/bölüm bazlı bilgilendirme faaliyetleri gerçekleştirilmesi; web, sosyal medya ve kurumsal iletişim kanallarının etkin kullanılması; hareketlilik deneyimi yaşayan öğrencilerin deneyim paylaşımının teşvik edilmesi.

Yıl boyunca / İlan dönemleri öncesinde

Öğrencilerin hareketlilik fırsatlarına erişimini kolaylaştıran çok kanallı bilgilendirme sistemi geliştirilmiştir. Başvuru, seçilme ve hareketliliği gerçekleştirme sayıları dönemsel olarak karşılaştırılarak hareketlilik performansı izlenmektedir. Katılımın düşük olduğu akademik birimlere yönelik hedefli bilgilendirme faaliyetleri planlanmaktadır.

Akademik ve İdari Personel Hareketlilik Sayılarının Artırılması: Akademik ve idari personelin uluslararası deneyim, mesleki gelişim ve iyi uygulama paylaşımından daha fazla yararlanmasının sağlanması; özellikle idari personelin hareketlilik imkânlarına erişiminin güçlendirilmesi ihtiyacı.

Ders verme ve eğitim alma hareketliliklerinin görünürlüğünün artırılması; akademik ve idari birimlere hedefli bilgilendirme yapılması; uygun kurum bulma ve hareketlilik planlama süreçlerinde personele destek verilmesi; daha önce yararlanmayan birim ve personelin katılımının teşvik edilmesi; hareketlilik sonrası edinilen iyi uygulamaların kurum içinde paylaşılması.

2023-2026 / Sürekli

Personel hareketliliği kurumsal kapasite geliştirme aracı olarak ele alınmış; akademik ve idari personelin katılımı ayrı ayrı izlenmeye başlanmıştır. Özellikle idari personelin hareketlilik olanaklarına erişimini artırmaya yönelik bilgilendirme ve yönlendirme mekanizması güçlendirilmiş, hareketlilik sonrası edinilen deneyimlerin kurum içinde yaygınlaştırılması teşvik edilmiştir.

Gelen Öğrenci ve Personel Süreçlerinin Geliştirilmesi:Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin başvuru öncesinden hareketlilik sonuna kadar ihtiyaç duyduğu bilgi ve desteğin sistematik hale getirilmesi.

Gelen öğrenci ve personele yönelik başvuru, kabul, akademik süreçler, konaklama/şehir yaşamı, üniversite hizmetleri ve hareketlilik sonrası işlemler hakkında bilgilendirme mekanizmalarının geliştirilmesi; İngilizce içeriklerin güncel tutulması.

Yıl boyunca

Gelen hareketliliklerin yönetiminde bilgilendirme ve destek süreçleri bütüncül hale getirilmiştir. Gelen öğrenci ve personel sayıları, ülke ve kurum çeşitliliği ile geri bildirimler izlenerek hizmet kalitesinin geliştirilmesinde kullanılmaktadır.

Uluslararası Tanıtım ve Kurumsal Görünürlüğün Güçlendirilmesi: ALKÜ'nün uluslararası ortaklar, gelen öğrenciler ve personel nezdinde görünürlüğünün ve erişilebilir kurumsal bilgi düzeyinin artırılması ihtiyacı.

Türkçe ve İngilizce dijital/basılı tanıtım içeriklerinin güncellenmesi; uluslararası ortaklara ve hareketlilik adaylarına yönelik bilgilendirme materyallerinin hazırlanması; web ve kurumsal iletişim kanallarında uluslararası faaliyetlerin görünürlüğünün artırılması.

2024-2026 / Sürekli

Uluslararası hedef gruplara yönelik bilgi ve tanıtım içeriklerinin bütüncül biçimde ele alınmasıyla kurumsal görünürlüğün güçlendirilmesi hedeflenmiştir. Tanıtım faaliyetleri yeni ortaklık, gelen hareketlilik ve uluslararası ağ geliştirme süreçlerini destekleyen bir araç olarak konumlandırılmıştır.

Uluslararası Yükseköğretim Fuarları, Ağlar ve Ortaklık Geliştirme Etkinliklerine Katılımın Artırılması: Üniversitenin yeni ortaklara, proje ağlarına ve uluslararası iş birliği fırsatlarına erişiminin çeşitlendirilmesi ihtiyacı.

Uygun uluslararası yükseköğretim fuarları, partner bulma etkinlikleri, ağ toplantıları ve uluslararasılaşma temalı organizasyonların takip edilmesi; kurumsal temsilin artırılması; temasların anlaşma, hareketlilik ve proje iş birliklerine dönüştürülmesi.

2024-2026 / Uygun etkinlik takvimlerinde

Uluslararası ağlara erişim, yeni ortaklık geliştirme araçlarından biri olarak ele alınmıştır. Etkinliklerde kurulan temasların somut anlaşma, hareketlilik veya proje çıktısına dönüşme durumu izlenerek katılımın kurumsal faydasının değerlendirilmesi hedeflenmektedir.

Uluslararası İş Birliklerinin Sayısal Artıştan Niteliksel İş Birliğine Dönüştürülmesi: Uluslararası anlaşmaların yalnızca protokol imzalanması düzeyinde kalmayarak aktif öğrenci/personel hareketliliği, proje ve akademik iş birliği üreten sürdürülebilir ortaklıklara dönüştürülmesi ihtiyacı.

Mevcut ve potansiyel ortaklarla hareketlilik, ortak proje, akademik temas ve diğer iş birliği alanlarının geliştirilmesi; aktif olmayan ortaklıkların değerlendirilmesi; yüksek iş birliği potansiyeline sahip kurumlara öncelik verilmesi.

Yıl boyunca

Uluslararası iş birliklerinin değerlendirilmesinde anlaşma sayısının yanında anlaşmaların ürettiği öğrenci/personel hareketliliği ve diğer ortak faaliyetler dikkate alınmaya başlanmıştır. Bu yaklaşım ile uluslararasılaşmanın niceliksel büyümenin yanında niteliksel olarak da geliştirilmesi hedeflenmiştir.

KA171 ve Program Ülkeleri Dışındaki İş Birliklerinin Geliştirilmesi: Uluslararası hareketliliklerin ağırlıklı olarak program ülkelerinde yoğunlaşması ve farklı coğrafyalardaki kurumlarla hareketlilik kapasitesinin geliştirilmesi ihtiyacı.

KA171 proje başvurularının ülke ve ortak çeşitliliğini artıracak şekilde hazırlanması; stratejik ülkelerin ve üniversitelerin belirlenmesi; akademik birimlerden ortaklık önerilerinin alınması; yeni ülkelerle öğrenci ve personel hareketliliği oluşturulması.

Her proje çağrı dönemi / Yıl boyunca

Program ülkeleri dışındaki ortaklarla iş birliği geliştirilmesine yönelik sistematik yaklaşım oluşturulmuştur. KA171 kapsamında ülke, ortak kurum, hareketlilik türü ve bütçe bazında gelişim takip edilmekte; proje sonuçları bir sonraki başvuru döneminin iyileştirilmesinde kullanılmaktadır.

Uluslararası Proje Çeşitliliğinin Artırılması: Dış İlişkiler faaliyetlerinin hareketlilik projelerinin yanında farklı uluslararası proje ve iş birliği türleriyle çeşitlendirilmesi ihtiyacı.

KA131 ve KA171 başta olmak üzere uygun Erasmus+ ve diğer uluslararası program çağrılarının düzenli olarak takip edilmesi; üniversiteye yeni proje türlerinin kazandırılması; ilgili akademik ve idari birimlerin proje fırsatları konusunda bilgilendirilmesi ve başvuru süreçlerinin desteklenmesi.

Yıl boyunca / İlgili çağrı takvimleri

Uluslararası proje çağrılarının sistematik biçimde takip edilmesi ve uygun çağrıların ilgili birimlere yönlendirilmesi sağlanmıştır. Başvurulan, kabul edilen ve yürütülen proje sayıları ile proje türlerinin çeşitliliği performans göstergesi olarak izlenmektedir.

Uluslararası Proje Başvurularında Değerlendirici Geri Bildirimlerinin İyileştirmeye Aktarılması: Kabul edilmeyen veya geliştirmeye açık bulunan proje başvurularından kurumsal öğrenme sağlanması ihtiyacı.

Proje değerlendirme raporlarının sistematik olarak incelenmesi; güçlü ve geliştirmeye açık yönlerin kayıt altına alınması; değerlendirici önerilerinin sonraki başvuruların ortaklık yapısı, faaliyet planı, bütçe, etki ve yaygınlaştırma bölümlerine yansıtılması.

2024-2026 / Her proje değerlendirme dönemi sonrası

Proje sonuçlarının yalnızca kabul/ret düzeyinde değerlendirilmemesi; değerlendirici geri bildirimlerinin sonraki başvurulara kurumsal öğrenme girdisi olarak aktarılması yaklaşımı benimsenmiştir. Böylece proje geliştirme sürecinde PUKÖ döngüsünün 'kontrol et-önlem al' aşamalarının görünür hale getirilmesi hedeflenmiştir.

Uluslararasılaşma Kaynaklarının ve Erasmus Bütçesinin Artırılması: Artan öğrenci ve personel hareketlilik taleplerinin karşılanabilmesi ve daha fazla yararlanıcının desteklenebilmesi için dış kaynak ve proje bütçelerinin geliştirilmesi ihtiyacı.

KA131 ve KA171 başvurularının performans verileri dikkate alınarak güçlendirilmesi; daha fazla hareketlilik ve uygun faaliyet içeren proje başvurularının hazırlanması; farklı proje kaynaklarının takip edilmesi ve uluslararasılaşmaya ayrılan dış kaynakların çeşitlendirilmesi.

Her proje başvuru döneminde

Uluslararasılaşma kaynaklarının geliştirilmesi sistematik proje başvuruları üzerinden ele alınmıştır. Tahsis edilen bütçe, proje sayısı, gerçekleştirilen hareketlilik ve yararlanıcı sayıları yıllar itibarıyla karşılaştırılmakta; bütçe kullanım performansı sonraki proje başvurularının planlanmasında kullanılmaktadır.

Farklı Hareketlilik Türlerinin Üniversiteye Kazandırılması ve Yaygınlaştırılması: Uluslararası hareketlilik faaliyetlerinin klasik öğrenim ve ders verme hareketlilikleriyle sınırlı kalmaması ve farklı hedef gruplarına yönelik hareketlilik seçeneklerinin çeşitlendirilmesi ihtiyacı.

Erasmus+ staj hareketliliği, personel eğitim alma, personel ders verme, KA171 Uluslararası Kredi Hareketliliği, kısa dönemli hareketlilikler ve program kapsamında uygulanabilir diğer hareketlilik türlerinin etkin kullanımının artırılması; alternatif değişim programlarının ve uluslararası hareketlilik modellerinin takip edilmesi.

2025-2026 / Sürekli

Hareketlilik portföyünün çeşitlendirilmesine yönelik çalışmalar gerçekleştirilmiş; farklı öğrenci ve personel gruplarının uluslararasılaşma faaliyetlerine erişimini destekleyen daha kapsayıcı bir yapı oluşturulmuştur. Hareketlilik türleri ve yararlanıcı sayıları ayrı göstergeler halinde takip edilmektedir.

Birim İnsan Kaynağı ve İş Yükü Kapasitesinin İzlenmesi: Artan proje, hareketlilik, anlaşma, başvuru ve raporlama hacmi karşısında insan kaynağı kapasitesinin hizmet kalitesi ve süreç sürekliliği açısından izlenmesi ihtiyacı.

Faaliyet hacmi ile personel iş yükünün dönemsel olarak değerlendirilmesi; kritik süreçlerde görev dağılımının dengelenmesi; ihtiyaç halinde görev organizasyonu, destek personeli veya insan kaynağı ihtiyacının üst yönetime raporlanması; kurumsal hafızayı koruyacak görev paylaşımının sürdürülmesi.

2024-2026 / Yıllık değerlendirme

İnsan kaynağı kapasitesinin uluslararasılaşma faaliyetlerinin sürdürülebilirliğiyle birlikte değerlendirilmesi yaklaşımı benimsenmiştir. İş yükü ve faaliyet hacminin izlenmesiyle hizmet sürekliliğinin korunması ve artan işlem hacmine zamanında kurumsal çözüm geliştirilmesi amaçlanmaktadır.

Hizmet ve Süreç Bazlı Memnuniyet ve Geri Bildirim Ölçümünün Geliştirilmesi: Öğrenci, personel ve akademik birim koordinatörlerinin hizmet deneyimlerinin ölçülerek iyileştirme kararlarında kullanılması ihtiyacı.

Giden/gelen öğrenci, akademik-idari personel ve akademik birim koordinatörleri için uygun geri bildirim araçlarının kullanılması; memnuniyet, sorun ve önerilerin dönemsel analiz edilmesi; öncelikli iyileştirme alanlarının belirlenerek eylem planına aktarılması.

2024-2026 / Dönemsel

Paydaş geri bildirimlerinin yalnızca toplanması değil, analiz edilerek süreç iyileştirmelerine aktarılması hedeflenmiştir. Geri bildirim sonuçlarının ilan, bilgilendirme, belge yönetimi, danışmanlık ve hareketlilik süreçlerindeki düzenlemelere girdi oluşturması PUKÖ döngüsünü desteklemektedir.

Uluslararasılaşma Performansının Veriye Dayalı İzlenmesi: Dış İlişkiler faaliyetlerinin çok sayıda farklı gösterge içermesi nedeniyle uluslararasılaşma performansının bütüncül ve karşılaştırılabilir biçimde izlenmesi ihtiyacı.

Öğrenci hareketliliği, akademik personel hareketliliği, idari personel hareketliliği, gelen-giden hareketlilik, anlaşma sayıları, aktif anlaşmalar, ülke ve kurum çeşitliliği, proje sayısı, proje bütçesi ve yararlanıcı sayıları gibi göstergelerin dönemsel olarak izlenmesi.

Altı aylık / Yıllık

Uluslararasılaşma faaliyetlerinin veriye dayalı değerlendirilmesine yönelik izleme yaklaşımı oluşturulmuştur. Göstergeler dönemler ve yıllar itibarıyla karşılaştırılarak hedeflerden sapmaların belirlenmesi ve sonraki dönem faaliyetlerinin elde edilen sonuçlara göre planlanması amaçlanmaktadır.

Altı Aylık/Yıllık İzleme, Raporlama ve Gerçekleşme Değerlendirme Sisteminin Güçlendirilmesi: İyileştirme faaliyetlerinin, uluslararasılaşma göstergelerinin ve eylem planı gerçekleşmelerinin düzenli raporlarla izlenmesi ihtiyacı.

Hareketlilik, anlaşma, proje, bütçe, yararlanıcı, ülke/kurum çeşitliliği ve paydaş geri bildirimlerinin dönemsel raporlanması; iyileştirme eylemlerinin gerçekleşme durumunun değerlendirilmesi; sapma ve geliştirme alanlarının sonraki dönem planına aktarılması.

2025-2026 / Altı aylık ve yıllık

Veriye dayalı izleme yaklaşımı raporlama mekanizmasıyla desteklenmiştir. Dönemsel gerçekleşmelerin karşılaştırılması, hedeflerden sapmaların belirlenmesi ve sonuçların sonraki dönem eylemlerine aktarılmasıyla sürekli iyileştirme döngüsünün kanıtlanabilirliği güçlendirilmiştir.

Paydaş Geri Bildirimlerinin İyileştirme Süreçlerine Dahil Edilmesi. Öğrenci, akademik/idari personel, akademik birim koordinatörleri ve uluslararası ortaklardan alınan geri bildirimlerin sistematik iyileştirme mekanizmasına dönüştürülmesi.

Hareketlilik sonrası geri bildirimlerin, toplantı sonuçlarının, başvuru süreçlerinde iletilen görüşlerin ve memnuniyet verilerinin düzenli değerlendirilmesi; tespit edilen sorunların iyileştirme planlarına aktarılması.

Yıl boyunca / Her hareketlilik ve değerlendirme dönemi sonrasında

Paydaş görüşlerinin yalnızca toplanması değil, karar alma ve iyileştirme süreçlerinde kullanılması esas alınmıştır. Tespit edilen sorunlar, alınan önlemler ve sonraki dönem uygulamalarındaki değişiklikler izlenerek PUKÖ döngüsünün kapatılması hedeflenmektedir.

Kurumsal Hafıza, Belgelendirme ve Kanıt Yönetiminin Güçlendirilmesi: Uluslararasılaşma faaliyetlerine ilişkin bilgi, belge, karar ve istatistiklerin kurumsal hafızayı koruyacak ve kalite güvence süreçlerinde kanıt oluşturacak şekilde sistematik olarak muhafaza edilmesi ihtiyacı.

Yönergeler, iş akışları, organizasyon şemaları, ilanlar, başvuru ve seçim kayıtları, komisyon kararları, anlaşmalar, proje başvuruları, hareketlilik belgeleri, toplantı tutanakları, istatistikler ve raporların standart bir dosyalama ve arşivleme sistemi içerisinde tutulması.

Sürekli

Birim faaliyetlerinin kanıtlanabilirliği ve izlenebilirliği güçlendirilmiş; doküman ve verilerin kişisel arşivlerden bağımsız olarak kurumsal hafızada tutulmasına yönelik sistem oluşturulmuştur. Böylelikle kalite değerlendirme, iç değerlendirme ve dış değerlendirme süreçlerinde ihtiyaç duyulan kanıtlara düzenli ve hızlı erişim sağlanması amaçlanmıştır.

İyileştirme Faaliyetlerinin PUKÖ Döngüsü ile Sistematik Hale Getirilmesi: Gerçekleştirilen iyileştirmelerin tek seferlik faaliyetler olarak kalmaması; sonuçlarının ölçülmesi, değerlendirilmesi ve sonraki dönem planlarına aktarılması ihtiyacı.

Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğünün tüm temel süreçlerinde planlama, uygulama, kontrol ve önlem alma aşamalarının tanımlanması; performans göstergeleri ve paydaş geri bildirimleri üzerinden sonuçların değerlendirilmesi; gerekli durumlarda süreç, mevzuat ve uygulamaların revize edilmesi.

Sürekli / Yıllık değerlendirme

Koordinatörlük bünyesinde gerçekleştirilen iyileştirmeler birbirinden bağımsız faaliyetler olmaktan çıkarılarak kurumsal kalite güvence sistemi ile ilişkilendirilmiştir. Yönerge ve organizasyon yapısının yenilenmesi, iş akışlarının oluşturulması, seçim ve başvuru süreçlerinin standardizasyonu, hareketlilik ve anlaşma sayılarının artırılması, proje ve bütçe çeşitliliğinin geliştirilmesi ile izleme ve kanıt sisteminin kurulması birbirini tamamlayan bir iyileştirme döngüsü olarak ele alınmıştır. Elde edilen sonuçların sonraki dönem planlarına aktarılmasıyla sürekli iyileştirme yaklaşımının kurumsallaştırılması hedeflenmektedir.